会社でデスクを整理整頓してキレイに見えるコツ
会社でデスクの上や中を整理整頓したいと常日頃から思っています。
机上にノートパソコン、内線電話、メモ帳、ペン立て等があり、よく使う書類は卓上キャビネットに収納していますが、イマイチきれいに整理されているように見えません。時々出しっぱなしにしている物があったり、置き方がよくないからなのでしょうか。
引き出しの中は元々入っている付い立てで区切っているだけで、空いてる所に筆記用具やバインダー等を深く考えず放り込んでいます。引き出し別に決まり事を作ったりはしていません。
同じ業務をしている別の人のデスクは整理整頓されて見えるので、自分のだけ物が多いということはないと思います。
何かコツはあるでしょうか。
(岐阜県在住、男性 既婚、会社員)
机を見るとその人の頭の中がわかる、というくらい、机はその人を物語っているといえるでしょう。
機能的にきれいにスッキリしておいた方がいいのは言うまでもありません。
机周りがごちゃごちゃしていると、様々な問題が・・・
・時間のロス
・効率ダウン
・大切な書類の紛失
・対外的なイメージダウン
・衛生環境面で周囲に迷惑
机周りを整えることで、上記の5つの点で効果的、効率を発揮してくれます。
3つのポイントをお伝えします。
1) 机の上を3分割する
2) 書類も3分類
3) 引き出しの役割
1) 机の上は3分割して整理しましょう。
3分割することで、物の住所を決めることと、作業の場所を決めることで、乱れることを防ぎます。
・常用ゾーン(電話やメモ)
・仮置きゾーン(進行中の書類や、文房具など一時的に置く場所)
・作業ゾーン(パソコンや作業中の書類)
2) 書類も3分類
1 受け取った未処理の書類・・・部署内で、「受け入れ」「未処理」など呼び名を決めておく。
2 処理中の書類
3 処理が終わった書類・・・終わったら、ファイルしたり、処理をして、いつまでも手元に置いておかない。
積み重ねのトレータイプは、積み重なったまま、たまってしまう傾向にあるので、立てて入れられるファイルボックスタイプがおすすめです。
3) 引き出しの役割
引き出しのそれぞれの特徴に合わせて、入れるものを吟味しましょう。
センター引き出し・・・・普段は何も入れずに開けておく。
(中のものを出すときに椅子を引かないといけないので、取り出しが面倒という意味もある)
(席を立つときに、机の上に置いてある書類や、レポート用紙等を入れるために使う)
小引き出し・・・・トレーなどで仕切って、文房具、ホチキス、クリップ、印鑑、電卓等を入れる
中引き出し・・・仕切りボックス等を使って、個人の辞書、参考書、資料、名刺等を入れる
大引き出し・・・A4ファイルを立てて入れる
(ファイルボックスを数個入れて、その中にA4ファイルフォルダーを入れて、書類を管理、個人の書類、資料を収納)
帰社の際は、机の上のものは、引き出しの中にしまいましょう。
デスク周りの収納グッズを活用するとさらにスッキリしますね。
電話アームを使うと、電話のスペースが広くなります。
マグネット式ダストボックスを活用して、コード類を収納したり、ゴミ箱として使用すると足元もスッキリしますね。
どんな小さなものも住所を決めることで、戻る場所ができます。
置く場所が決まることで、習慣化になりきれいを維持できるようになります。
スッキリした机周りで、頭の中もスッキリしましょう。
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